O perfil, as limitações e os desafios (apresentados no artigo anterior) deixam claro que o modelo de gestão financeira das MEIs não pode seguir os parâmetros de outras modalidades de empresas. Todos os requisitos da gestão financeira de empresas de qualquer porte estão presentes, mas a forma de atendê-los não existem para as MEIs.

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Normalmente a gestão financeira envolve o planejamento, a organização, a direção e o controle. Um MEI, dado o seu perfil, deve concentrar as etapas de organização e direção no planejamento, acrescer a execução e manter o controle.

Pesquisas do SEBRAE, além das questões associadas a estrutura do negócio, avaliaram também as limitações da gestão financeira. No planejamento 77% dos MEIs nunca fizeram curso ou treinamento em administração financeira e 50% ficam sem saber como pagar contas. Esses números vêm ao encontro da demanda por curso e das primeiras limitações apontadas.

Na fase de execução, 80% fazem várias cotações, 69% pedem desconto e 34% não pagam em dia. Evidencia-se a preocupação com o custo, mas voltam as limitações financeiras citadas no artigo anterior.

Com relação ao controle, 33% não registram pagamentos, 47% registram receitas em caderno, 39% não registram receitas, 42% têm venda fiado (informal e sem controle) e 34% não costumam acompanhar saldo do caixa. Talvez aqui resida as causas para somente 3% fazerem controle financeiro.

Um MEI não pode se dar ao luxo de colocar uma pessoa exclusivamente para cuidar das finanças, se fizer isso, abre mão de um profissional que poderia atuar na produção. Não deixar de lado a atividade financeira. Não pode empregar controles muito sofisticados, uma vez que a análise desses demanda um tempo que não é disponível ao MEI. Por outro lado, é necessário controle para avaliar o fluxo financeiro, os custos e os resultados.

Gestão de MEIs

Diante deste contexto, a proposta deste artigo é apresentar um modelo para gestão financeira para MEIs.

MEIs ajudam o pequenoi empreendedor (Divulgação)

Primeiramente, estruturar a área financeira. Para as MEIs, isto significa destacar alguém para cuidar de finanças, geralmente o dono. Depois agendar a sua realização, definindo um dia da semana e um horário: sábado à tarde, domingo de manhã, sexta após as 17h, por exemplo. Tem que ser um momento que não há clientes para atender ou nem realizar outra atividade e ser religiosamente cumprida.

Alem disso, essa etapa envolve a programação de tarefas: a cada três meses fazer diagnóstico patrimonial identificando os bens e direitos (ativos), as dívidas e por diferença o patrimônio líquido; mensalmente identificar o resultado (lucro ou prejuízo); semanalmente atualizar o fluxo de caixa e programar pagamentos e recebimentos.

Em segundo lugar, definir e usar ferramentas de controle. Aqui entra uma questão: o se quer controlar? Qual a informação é importante para a sua gestão financeira: as receitas de vendas, os custos, o caixa, as dívidas, tudo isso e algo mais? Em função da resposta escolhe-se as ferramentas, que são várias: orçamento de caixa, demonstrativo de resultados, balanço patrimonial, métodos de custeio entre outras.

A principal característica das ferramentas adotadas é ser de fácil aplicação e gerar informação de fácil entendimento. Afinal, o MEI não tem todo o tempo do mundo para fazer gestão financeira.

Em terceiro lugar, calcular e analisar os custos. Para simplificar a vida do MEI, indica-se o método de custeio variável, separa-se os custos variáveis (matérias diretos ou horas trabalhadas) dos custos fixos, que independem do volume de produção e despesas operacionais. Esta classificação é mais simples e importante, porque facilita controle, formação de preço, apuração do resultado por produto, cliente ou período.

Em quarto lugar, analisar os riscos das decisões de investimentos. Ao comprar uma ferramenta, ao ofertar um novo produto, ao suspender as atividades para fazer um curso ou outra coisa qualquer que envolva algum tipo de aplicação de recurso, de tomada de empréstimo, uso de horas de trabalho para realização de outra atividade deve-se questionar os riscos envolvidos, as possíveis perdas e os ganhos esperados, bem como ponderar sobre isso.

Por fim, não misturar o pessoal com o empresarial. É importante que a empresa tenha conta corrente, telefone, endereço comercial, endereço nas redes sociais, email etc próprios e separados daqueles do dono da empresa, e que nesses sejam tratados exclusivamente assuntos do negócio. Alem disso, as finanças da empresa devem ser administradas em separado das finanças pessoais do dono da empresa.

Para os MEIs, há um pequeno grau de liberdade, pois a renda gerada pela empresa é a renda do dono. No entanto, a receita da empresa deve manter a estrutura do negócio antes de virar renda do proprietário.

Cada item desses merece um aprofundamento que poderá ser objeto de outros textos.

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