Se a sua empresa precisa de gerenciamento de projetos ou uma ferramenta para organizar demandas e prazos, provavelmente você já deve ter ouvido falar do Trello. Trata-se de uma poderosa ferramenta de gerenciamento de projetos que pode impulsionar a produtividade da sua equipe!
O Trello oferece uma maneira eficaz de organizar tarefas, colaborar e acompanhar o progresso dos projetos. Com uma interface intuitiva e muito conhecida pela sua dinâmica disposição em quadros e cartões.
Se você já usa, fique sabendo que é possível usufruir ainda mais dessa poderosa ferramenta. Vamos oferecer dicas valiosas que ajudam a aumentar a produção dos funcionários que a acessam todos os dias!
Neste artigo, vamos explorar alguns recursos para maximizar a produtividade dos colaboradores no Trello. Acompanhe até o final e boa leitura!
O que é o Trello?
O Trello é uma plataforma de gerenciamento de projetos online que utiliza uma abordagem visual e intuitiva. Isso para ajudar indivíduos e equipes a organizar suas tarefas, projetos e fluxos de trabalho.
Essa ferramenta é projetada em torno do conceito de quadros, listas e cartões. Ela permite que os usuários visualizem e acompanhem o progresso de suas atividades de maneira clara e acessível.
É possível utilizar o Trello não somente para gerenciar tarefas. Mas também para reunir informações importantes para o restante do time, como recursos utilizados em projetos, informações acerca do controle de ponto, e muito mais!
Como usar o Trello para trabalho em equipe?
Essa ferramenta é conhecida, principalmente, por suas diversas funcionalidades que ajudam e otimizam projetos colaborativos. Contribuindo para o sucesso de demandas realizadas em equipe.
O Trello permite que os membros da equipe colaborem de forma eficaz, acompanhem o progresso dos projetos e organizem tarefas de maneira clara.
Ao usar o Trello para trabalho realizado por várias pessoas, é possível proporcionar um ambiente colaborativo e transparente.
Onde todos podem visualizar o progresso e entender melhor suas responsabilidades.
Como aumentar a produtividade dos colaboradores no Trello?
Gerenciar projetos com o Trello é poder contar com uma ferramenta que simplifica a organização. E apresenta uma abordagem visual que deixa o trabalho mais acessível e simples, contribuindo com a correria do dia a dia no escritório.
Antes de começar a fazer uso dessa ferramenta, é fundamental que a estrutura da sua empresa conte com equipamentos de qualidade.
Como computadores eficientes — considere comprar placa de vídeo e monitores de última geração para otimizar o funcionamento! Para extrair o maior potencial da ferramenta (e dos seus funcionários!) confira algumas de nossas dicas:
1. Estruture corretamente e de forma concisa
A organização inicial do seu quadro no Trello é a base para o sucesso dos projetos que serão incorporados ali. Estabeleça uma estrutura consistente para a organização dos quadros, listas e cartões.
Além disso, mantenha padrões claros para nomear listas e adicionar descrições a cartões, tornando a navegação mais fácil para todos.
2. Deixe as atribuições sempre claras
Atribua tarefas específicas aos membros da equipe, garantindo que todos saibam quem é responsável por cada item. Ter esse hábito evita confusões e duplicações de esforço, além de garantir que cada colaborador esteja focado na sua tarefa específica.
3. Defina prazos e use os recursos de cores
Determinar prazos realistas em cada tarefa é fundamental para que o uso do Trello faça sentido nos projetos da sua empresa. Isso ajuda os colaboradores a priorizar suas atividades e manter um ritmo de trabalho constante.
Além disso, certifique-se de que seus colaboradores estejam dedicando somente seu tempo hábil aos projetos da empresa. Para isso, contar com um sistema de ponto para RH ajuda com essa demanda!
Outra funcionalidade que também pode ajudar é o ponto eletrônico digital, que auxilia no ponto para os trabalhos presenciais, home office ou híbridos.
Ainda, uma das melhores funcionalidades desse sistema de gerenciamento de tarefas é a sua categorização por etiquetas e cores: faça bom uso desse recurso!
Implemente um sistema de etiquetas coloridas para categorizar tarefas por tipo, prioridade ou status. Isso permite que os colaboradores identifiquem rapidamente as tarefas mais relevantes.
4. Automatize os fluxos de trabalho
Outra possibilidade interessante oferecida pelo Trello é a sua possibilidade de automatizar processos e réguas de trabalho.
Explore recursos de automação do Trello, como o Butler, para automatizar tarefas repetitivas e agilizar o fluxo de trabalho. Ter essa facilidade ajuda a economizar tempo e evitar erros humanos.
5. Integre ferramentas externas ao Trello!
Faça uso das integrações do Trello com outras ferramentas que sua equipe usa, como calendários ou aplicativos de comunicação. Assim, você ajuda a centralizar informações e a manter todos atualizados.
6. Faça revisões constantes
Para entender se o processo adotado dentro do Trello funciona bem para o seu time, invista em feedbacks e atualizações.
Agende revisões regulares dos quadros do Trello com a equipe, para que seja possível discutir o progresso, identificar quaisquer obstáculos e ajustar planos conforme necessário.
7. Adote as sugestões de flexibilidade do seu time
A sua gestão deve estar sempre disposta a ajustar os processos conforme a equipe experimenta o Trello. A flexibilidade é fundamental para encontrar a melhor abordagem que funcione para todos.
Conclusão
Ao implementar essas dicas, você pode criar um ambiente no Trello que incentive a produtividade, facilite a colaboração e aumente a eficiência da equipe.
Lembre-se de que cada equipe é única, portanto, ajuste as práticas de acordo com as necessidades e preferências específicas.
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