A frase original é “Remember that time is money”, sendo atribuída a Benjamin Franklin, que viveu nos EUA no século 18 e que, entre outras coisas, foi escritor, jornalista, cientista e político.
A frase, ou sua síntese que nomina este artigo tornou-se o lema de quem se preocupa em administrar o tempo. Mas afinal o que é administração do tempo e por que se deve empreendê-la?
São verdades sobre o tempo: tem oferta escassa e inelástica, é insubstituível, perecível, intransferível e finito. A partir dessas verdades, surge a administração do tempo que consiste em organizar o tempo para executar tarefas de forma otimizada.
O emprego das técnicas de administração do tempo traz três grandes benefícios. Primeiro reduz o estresse. Ao estabelecer tarefas, prazos e quotas de tempo para realizar, identificam-se prioridades, o que permite realizar as atividades com calma. Quem faz as coisas com calma, faz mais.
Segundo, aumenta a produtividade. Realizando suas atividades com calma, eleva-se a qualidade do resultado e, principalmente, entregar no prazo. Em outras palavras, gasta menos tempo e faz melhor.
Terceiro facilita a gestão de crises. Todos são sujeitos a imprevistos e emergências, que são a base das crises. A boa gestão do tempo permite realocar a tarefas para gerenciar as crises.
É importante frisar que a necessidade de administrar o tempo, devido aos seus benefícios, é importante para todos: estudantes, donas de casa, executivos, profissionais liberais, operários, professores, etc.
Este tema surgiu para atender as necessidades dos executivos nas empresas, no entanto as técnicas podem ser aplicadas por qualquer pessoa.
Existem três técnicas usuais de administração do tempo. A primeira é fazer um check-list das tarefas a serem executadas.
Depois numere conforme a urgência e a importância, dando prioridade para aquelas que mais demoram ou são menos agradáveis.
A segunda técnica é definir o seu tempo para realizar as tarefas. Por exemplo, você tem das 8 as 11 para realizar um conjunto de tarefas. Divida o tempo em intervalos iguais e distribua as atividades sobre estes intervalos.
A terceira técnica é calcular o tempo para realização das tarefas. Neste caso têm-se pacotes de tempo que devem ser usados com cada atividade. Buscando realiza-las dentro destas ou preferivelmente reduzindo o seu uso.
O ideal seria usar as três técnicas concomitantemente, mas nem sempre isto é possível. Se conseguir usar a primeira continuamente é uma grande vitória. Lembre-se que tempo é dinheiro.